Wir versenden eine erste E-Mail, sobald die Einsatzzeiten für unseren Sursee-Cup bekannt sind. In dieser E-Mail werden alle Helfenden dazu aufgefordert, sich zu einem Helfereinsatz am Sursee-Cup einzuschreiben. Rund drei Wochen vor dem Sursee-Cup teilt das Helfereinsatztool, dann alle offenen Einsätze an jene Personen zu, die sich zu diesem Zeitpunkt noch zu keinen Einsätzen eingetragen haben.
Eine zweite E-Mail erhältst du, wenn die Spieldaten der Saison bekannt sind und die möglichen Helfereinsätze auf dem Helfereinsatztool aufgeschaltet sind. Auch da gibt es wiederum eine Frist, innerhalb der du dich zu deinen Einsätzen eintragen kannst. Danach verteilt das Helfereinsatztool die noch offenen Helfereinsätze.